Fazer parte da comissão de formatura é uma tarefa e tanto. Se você quer embarcar nessa missão e tomar a frente de toda a produção, antes de qualquer coisa, saiba que ela vai exigir bastante responsabilidade. Mas, calma lá, não se assuste que a gente tá aqui pra te ajudar!
As palavras de ordem de uma boa comissão de formatura são: organização e planejamento. Não adianta ter ideias mirabolantes sem um esquema detalhado com as atividades e como cada uma será executada. Então, se você quer iniciar o processo, comece a reunir os formandos interessados e veja quem também quer participar da comissão. É fundamental que a comissão tenha um perfil responsável e de liderança para poder guiar todos os formandos, e fazer a mediação entre eles e a empresa de formaturas.
A comissão costuma ter de 3 a 5 pessoas, então, se rolar conflito e muita gente quiser participar, o ideal é que toda a turma faça uma eleição para escolher democraticamente os membros. Feito isso, a comissão já pode se reunir para começar a planejar a festa. Isso não quer dizer que os outros formandos não possam ajudar em cada etapa do processo. Nosso conselho é que vocês façam um grupo de conversa separado com os membros da comissão e outro, maior, com toda a turma de formandos. WhatsApp (ou Telegram) pode ser uma boa ferramenta, mas usem com moderação!
Além de lidar diretamente com a empresa de formaturas e outros fornecedores, a comissão deve representar todos os formandos. Na prática, isso quer dizer que vocês devem ajudar a turma a entrar em consenso sobre todos os detalhes: decoração, músicas, buffet, padrão de vestimentas, participantes da mesa solene, tema (caso seja uma formatura temática), lembrancinhas, ensaios, data, ou seja, coisa DEMAIS.
A melhor forma para tomar decisões coletivas e evitar discussões é fazendo votações online. É importante que todos entendam que a formatura não é organizada em cima dos gostos pessoais de um ou outro formando, ou apenas dos participantes da comissão. Se trata de um evento coletivo e, por isso, deve atender os gostos do máximo de formandos possível e ainda não sair do orçamento previsto inicialmente. Além de fazer valer cada centavo investido pela turma, outra função importantíssima da comissão é pensar em alternativas para levantar grana e arcar com as despesas (festas, rifas, sorteios e feirinhas, por exemplo).
Então, para ninguém se perder e garantir a igualdade de responsabilidades entre os membros, façam uma lista com todas as obrigações e atividades e dividam entre si, delegando cada função para o coleguinha que mais se adequa a ela. Não adianta colocar uma pessoa super motivadora e criativa para gerir o dinheiro (e nem o contrário). Pra organização dar certo, também estipulem prazos e tentem cumprí-los (a gente sabe que universitário a-do-ra varar madrugada estudando o conteúdo do semestre na véspera da prova). Para facilitar, resumimos as principais funções de uma comissão de formatura:
#1 Representar a turma (inclusive juridicamente).
#2Escolher a empresa de formaturas e os fornecedores com o melhor custo benefício e cuidar dos contratos.
#3 Escolher, junto com a turma, os participantes da mesa solene e quais os professores homenageados.
#4 Gerir o dinheiro, arrecadar dinheiro e fazer tudinho caber no orçamento.
#5 Lidar com os problemas imprevistos e apontar soluções efetivas.
#6 Criar uma agenda para a turma com todas as etapas e atividades da organização – isso inclui um calendário com reuniões regulares, tanto com a empresa de formaturas, quanto com os formandos.
Pois é… puxado, né? Por isso que a decisão de fazer parte dessa empreitada deve ser bem pensada. Por outro lado, você confia no seu taco e sabe muito bem que poucos irão organizar uma grande festa tão bem como você. Além disso, tocar a formatura é uma grande experiência de amadurecimento e troca de vivências. Você entende a dinâmica da organização de uma festa e aprende a lidar com imprevistos e grandes grupos de pessoas. Quem sabe você não descobre uma habilidade que até então era deixada de lado?
Outro ponto mais que positivo são as amizades que você fortalece, já que, nessa caminhada, a comissão se torna uma família super unida. No final, quando você vê o salão coberto de flores em um cenário digno de contos de fadas, a gente te garante que a emoção é dobrada: primeiro, por estar formando, e, segundo, por ver o resultado de um árduo trabalho concretizado.
