Se você acompanha nosso conteúdo, já deve ter visto bastante informação sobre a comissão de formatura. Isso porque, além de responsável por tocar a formatura, a comissão deve manjar muito de organização, administração financeira e até gestão de crises. Afinal, sempre rola um estresse aqui ou ali.
Já deu pra perceber a importância e a responsabilidade deste cargo, não é? Mas a melhor parte de tudo isso é que a turma pode contar com a assessoria de uma empresa de formaturas, que irá orientar a comissão e guiar todo o processo até o grande dia. Nesses casos, a comissão serve como uma ponte entre a turma e a empresa, facilitando a comunicação e otimizando a tomada de decisões.
A comissão costuma se composta por 3 a 5 pessoas, então, se rolar conflito e muita gente quiser participar, o ideal é que toda a turma faça uma eleição para escolher democraticamente os membros. Lembrando que, apesar de não haver regra, o ideal é que os membros da comissão tem perfil criativo, responsável e, claro, adorem um uma festinha pra gandaia sair organizada.
Tarefas da comissão
Vocês são responsáveis pela organização, planejamento, tomada de decisões e ainda devem saber lidar com pressões, imprevistos e problemas de última hora, que, infelizmente, sempre aparecem. A ideia é trabalhar para que eles não apareçam! A comissão age como se fosse uma empresa. Agora, vamos para as funções:
#1 Representar a turma (inclusive juridicamente). Isso inclui a tarefa de explicar aos formandos os detalhes do contrato e como serão realizados os pagamentos;
#2 Escolher a empresa de formaturas ou, caso escolham fazer a formatura por conta própria, encontrar fornecedores com o melhor custo benefício e cuidar dos contratos. Vocês também devem decidir alguns detalhes da solenidade e da festa, como local, decoração, buffet, músicas, convites, ensaios fotográficos, equipamentos… E por aí vai;
#3 Escolher, junto com a turma, os participantes da mesa solene e quais os professores homenageados. → Além disso, vocês são responsáveis por convidar e garantir a presença de todos os professores homenageados e participantes da mesa solene;
#4 Gerir o dinheiro, bolar ideias para arrecadar dinheiro (em caso de rifas, sorteios, viagens e eventos) e fazer tudinho caber no orçamento;
#5 Lidar com os problemas imprevistos e apontar soluções efetivas;
#6 Tirar as dúvidas dos formandos;
#7 Escolher as datas dos principais compromissos e manter a turma informada (ensaios fotográficos, assinaturas, provas de beca, etc);
#8 Participar de reuniões regulares com a empresa de formaturas e com a turma.
Organização é tudo!
A primeira etapa pode ser a criação de um canal de comunicação entre a comissão e o restante da turma e outro separado exclusivo aos participantes da comissão. WhatsApp (ou Telegram) pode ser uma boa ferramenta, mas usem com moderação. No grupo menor, vocês serão responsáveis por criar um planejamento da festa com todas as etapas e tarefas necessárias e, em seguida, delegar as tarefas aos respectivos responsáveis por ela (dica: não adianta colocar uma pessoa que não seja boa com números para cuidar das finanças, cuidado!).
No grupo com todos os formandos, vocês deverão atualizá-los com as informações, criar enquetes para tomadas de decisões coletivas, informar os prazos e cobrar (pode ser chatinha, mas essa tarefa é necessária). Lembre-se sempre: transparência e sinceridade são os segredos de uma boa comissão.
A segunda parte muitíssimo importante nesse processo é a criação de uma agenda (ou planejamento) com todas as etapas e atividades da organização. O ideal é fazer como um calendário, colocar as datas, horários e responsáveis por cada função e tentar seguir com disciplina, tá bom? Para ter controle desse planejamento, também vale a pena fazer reuniões, que podem ser semanais ou quinzenais, para acompanhar o andar da carruagem. Depois da reunião entre os membros da comissão, vocês devem marcar uma reunião com o restante da turma, para passar as informações, alertar sobre os prazos e tirar dúvidas.
Quando a turma escolhe contratar um serviço especializado através de uma empresa de formaturas, todo esse processo fica mais fácil, já que a responsabilidade de criar uma agenda de atividades vira tarefa da empresa. Além disso, ela será responsável por negociar com os fornecedores, encontrar os contratos com o melhor custo-benefício e garantir que tudo seja cumprido para que a formatura seja perfeita. Assim, resta a comissão, a missão de representar os formandos, tirar dúvidas e orientá-los sobre cada detalhe. Se você já entrou nessa empreitada, boa sorte!
