A gente A-MA produzir formaturas. É uma verdadeira tarefa de transformar sonhos em realidade. Mas não vá pensando que organizar um evento desse porte seja uma tarefa fácil. Por trás do glamour, há um extenso trabalho de gestão de diferentes equipes e fornecedores que dão ao organizador um papel digno de missão impossível. Se você e sua turma estão fazendo a formatura por conta própria, é importante saber que há um tipo de fornecedor para cada etapa do evento, incluindo solenidade e – a melhor parte – a festa!
Antes de conferir os fornecedores principais e mergulhar nessa tarefa, dá uma olhada nas nossas dicas para não cair em cilada:
1. Nunca contrate o primeiro fornecedor que chegar até a turma, é um trabalho que envolve pesquisa e orçamento antes da escolha final.
2. Quanto mais informações você tiver sobre a empresa ou a pessoa que fornecerá o produto ou serviço, maior a certeza de que ele não vai te deixar na mão em um momento tão importante.
3. Peça indicação de outras pessoas que formaram ou que trabalham no segmento e faça questão de ver sempre o trabalho do profissional antes de fechar o contrato.
4. Não adianta arrecadar um bom dinheiro para o evento e contratar fornecedores pouco qualificados. Eles são a estrutura da festa. Vamos lá!
#1 Fotógrafos
É muito importante que a equipe de fotografia seja composta por profissionais qualificados e experientes com esse tipo de evento. São eles que irão transformar uma lembrança incrível em memória física, seja nos álbuns e lembrancinhas ou, se preferirem, em um cd de fotos digitais. Lembrem-se que os fotógrafos não são contratados apenas para o dia do evento. Vocês devem marcar um ensaio (com a turma e individual) no estúdio e tem aqueles que também fazem o ensaio ao ar livre. Normalmente uma parte vestindo a beca e, em um segundo momento, vestindo roupas livres. Essas fotos tiradas anteriormente que irão compor o convite e todo o material produzido para o dia da formatura.
#2 Salão de festas
Essa etapa é fundamental para a escolha das outras. Afinal, para saber a data da formatura, é preciso ter fechado contrato com o espaço que receberá a festa. Por isso, façam com a maior antecedência possível. O espaço deve contar com toda a estrutura necessária para receber todos os convidados e receber um projeto de ambientação ao gosto dos formandos. Também é importante levar em conta uma boa localização, a segurança e o estacionamento.
#3 Buffet
Essa parte é deliciosa, mas exige um cuidado mais que especial. Pensem que, diferente dos outros fornecedores, esse é o primeiro a afetar os convidados quando não sai como o esperado. Então, não vale encomendar os salgadinhos numa delicatessen qualquer. Busquem empresas com experiência e credibilidade no ramo, que ofereçam o melhor para a sua turma. Tenham sempre em mente que a formatura é um grande evento. O serviço de buffet costuma acompanhar já os profissionais necessários para a sua execução: cozinheiros e garçons. Se não, vocês devem colocar essa tarefa na listinha de prioridades.
#4 Convites
Os convites de formatura merecem ser tratados com carinho, pois costumam ficar como uma recordação bem feita de todo o processo. Assim como os fotógrafos, vocês precisam procurar uma empresa especializada e nada de “ah, meu primo tá fazendo design e pode fazer pra gente!”.
#5 Decoração
A decoração deve ser feita tanto no espaço que acontecerá a solenidade, quanto no salão de festas e inclui: flores naturais, papéis de parede (cenário para fotos), fotos dos formandos espalhadas no espaço, elementos especiais quando se trata de uma formatura temática e por aí vai. Alguns serviços de buffet já contam com a decoração inclusa no pacote, mas, se a sua festa vai acontecer em um espaço e a solenidade em outro, é preciso garantir que os dois ambientes sejam decorados igualmente.
#6 Músicos/DJ
Não tem festa sem música, não é? O músico ou dj são a alma de uma grande festa porque garantem diversão e animação da galera até umas horas. Nessa etapa, também é muito importante que a turma faça uma pesquisa prévia e reúna vários orçamentos. Isso porque os preços e a qualidade costumam variar bastante de um profissional para outro, seja banda ou dj.
#7 Iluminação/som
Da mesma forma que a decoração, os técnicos de iluminação e som devem ser contratados para os dois espaços: da solenidade e da festa. O ideal é procurar quem já trabalha com formaturas e conhece previamente a maneira como esses eventos são organizados.
Viu como são muitos detalhes? Apesar de desafiador, é um processo que faz a turma crescer e se unir ainda mais. Para que tudo dê certo, nunca deixem nada para última hora (isso nunca adiantou nas vésperas de prova, não é agora que vai dar funcionar, né?). Coloquem tudo no papel, distribuam as responsabilidades entre os participantes da comissão e mãos à obra!
Agora, para aqueles que preferem dividir as responsabilidades com um profissional, a melhor opção é contratar um cerimonial. Os cerimonialistas são encarregados de organizar, planejar todos os detalhes, fechar contratos e fazer com que cada guardanapo esteja nas respectivas mesas no grande dia. Isso diminui bastante a preocupação e o nervosismo da comissão no dia da festa – que além de se arrumar e conseguir organizar a solenidade, reunir os homenageados e os participantes da mesa solene, vai ter que receber os fornecedores, orientar os serviços e encarar os imprevistos que sempre aparecem.
Uma empresa especializada em formaturas tem o know-how do processo e bastante experiência – dão ideias criativas e sugestões sobre as atrações, buffet e decoração. Eles também sabem quais são fornecedores confiáveis e com maior credibilidade no mercado. São os verdadeiros organizadores que farão a festa top das galáxias acontecer, dando suporte em todas as etapas, além de oferecer auxílio jurídico e financeiro em relação aos contratos de cada fornecedor.
